Впровадження корпоративної системи електронного документообігу -

У Додатку 1 до тендерної документації міститься посилання на «Open Source платформу», як посилання на конкретну марку або на конкретний процес, що характеризує продукт чи послугу певного суб’єкта господарювання, чи на спосіб виробництва.
Системи електронного документообігу, які можуть пропонуватися потенційними учасниками у складі своїх тендерних пропозицій і які відповідають Технічним вимогам (Додаток 3 до тендерної документації), можуть бути створені на базі будь якої іншої платформи, вихідний код якої може бути наданий Замовнику за результатами торгів.
Чи задовольняє потреби Замовника відповідно до частини 4 статті 23 Закону України «Про публічні закупівлі» будь яка інша платформа, на базі якої створено у повній відповідності до Технічних вимог (включаючи вимоги пункту 3.5) систему електронного документообігу, що може бути запропонована учасниками торгів у складі своєї тендерної пропозиції?

Просимо виключити з тендерної документації (Додаток 3 до тендерної документації) посилання на нормативно-правові акти, які втратили чинність, а саме:
- наказ Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації Служби безпеки України від 13.01.2005 № 3 "Про затвердження Правил посиленої сертифікації". Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 27 січня 2005 р. за № 104/10384;
- наказ Міністерства юстиції України, Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20.08.2012 № 1236/5/453. «Вимоги до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису», Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 р. за № 1398/21710;
- наказ Міністерства юстиції України, Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 27.12.2013 № 2782/5/689. «Вимоги до алгоритмів, форматів та інтерфейсів, що реалізуються у засобах шифрування та надійних засобах електронного цифрового підпису», Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2013 р. за №№ 2227/24759, 2228/24760, 2229/24761, 2230/24762.

У пункті 2.3.18 Технічних вимогах (Додаток 3 до тендерної документації) наведено вимогу «Система повинна мати можливість налаштування функцій електронної черги для реєстрації клієнтів в on-line та off-line режимах». Про яких клієнтів йде мова, яка реєстрація мається на увазі і чому повинна бути черга для реєстрації клієнтів?

У пункті 2.3.22 Технічних вимогах (Додаток 3 до тендерної документації) наведено вимогу «При впроваджені Системи необхідно забезпечити можливості налагодження експорту даних, інформації із наявної системи СКЕДО до нової корпоративної системи електронного документообігу за останні 3 роки, згідно вимог до терміну зберігання електронних документів встановленого законодавством». Просимо надати інформацію про наявну систему СКЕДО (це впливає на вартість предмету закупівлі): назва системи, на якій платформі створено наявну систему СКЕДО, яка система керування базами даних використовується, дані та файли якої кількості документів підлягають міграції із наявної системи СКЕДО до нової Системи.

Система електронного документообігу є складовою частиною предмета закупівлі. У Технічних вимогах (пункт 1.2 Додатку 3 до тендерної документації) зазначено, що «Кількісні характеристики Системи повинні бути сформовані на етапі розробки Технічного завдання на впровадження системи». Просимо внести зміни до тендерної документації та зазначити всі необхідні кількісні характеристики Системи, які впливають на вартість і тривалість впровадження Системи, та зазначити, які саме кількісні характеристики Системи «повинні бути сформовані на етапі розробки Технічного завдання на впровадження системи» (наприклад: кількісні характеристики операційних систем, ліцензійних обсягів СКБД, серверних ресурсів тощо).

1. Відповідно до пункту 5.4. Антикорупційної програми "ГІОЦ" Укрзалізниці, опублікованої на його сайті за посиланням https://gioc.uz.gov.ua/media/files/anticor.pdf, "5.4. До обов'язків Уповноваженого (помічника начальника центру з профілактики правопорушень та запобігання корупції) відноситься: - в межах повноважень здійснення контролю за організацією та проведенням торгів (тендерів) на закупівлю товарів, робіт і послуг за кошти підприємства, участь у процедурі укладення договорів оренди майнових комплексів та нерухомого майна, що є власністю підприємства."
В той же час в Укрзалізниці впроваджено та використовується Автоматизована система керування електронним документообігом Укрзалізниці (АС СКЕДО) створено для переходу на безпаперовий обмін документами між Адміністрацією залізничного транспорту, підприємствами залізничного транспорту та залізницями України.
Система АС СКЕДО розроблена в середовищі Lotus Domino та функціонує як складова частина документообігу Укрзалізниці. Працює з цифровими підписами акредитованого центру сертифікації ключів та використовує алгоритми підпису згідно ДСТУ 4145-2002, що дає юридичну силу електронним документам.), інформація про що розміщена за посиланням - https://gioc.uz.gov.ua/.
У зв'язку з тим, що закупівля «Впровадження корпоративної системи електронного документообігу», опублікована за посиланням https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-12-18-002562-a, є закупівлею товарів, які вже є в наявності та експлуатуються на Укрзалізниці, виникає питання: чи не вважає Замовник, що така закупівля підпадає під статтю 191 ч. 5 та статтю 364 Кримінального кодексу України?

2. Пане Замовнику, предметом цієї закупівлі відповідно до оголошення та тендерної документації є саме готовий товар, однак умовами проекту Договору, а саме пунктом 3.7. передбачена Поставка Товару протягом строку дії Договору тільки на підставі наданої письмової рознарядки Покупця, яка вважається дозволом для поставки Товару і повинна бути направлена Постачальнику не пізніше 31.05.2022р. (включно) та є підтвердженням готовності Покупця до приймання Товару.
Зауважимо, обов’язок Замовника направити рознарядку не є чітким, тобто замовник лояльному переможцю закупівлі може направити рознарядку і на наступний день після підписання договору, а переможець, який є небажаним, буде чекати рознарядку до 31.05.2022 р. (включно).
Умовою додатку до Договору «СПЕЦИФІКАЦІЯ» взагалі передбачений строк поставки не пізніше 31.12.2021 р. (включно). (тобто на рік раніше ніж передбачений п. 3.7. договору строк направлення рознарядки).
Просимо надати роз’яснення, з яких підстав Замовник встановлює в проекті Договору заздалегідь дискримінаційні умови щодо направлення рознарядки переможцю? Чому умови поставки Товару в специфікації відрізняються від умов Договору? Навіщо взагалі Замовник встановлює умови щодо дозволу на поставку Товару Рознарядкою, якщо закуповується саме готовий товар?

3. Відповідно до «п.4 Інформація про предмет закупівлі» Розділу «I. Загальні положення» строк поставки товарів (надання послуг, виконання робіт) становить «протягом 30 робочих днів, з моменту отримання Постачальником письмової Рознарядки від Покупця, підписаної відповідно до умов Договору п.3.7., але не пізніше 31.05.2022р. (включно).
Виникає питання, що саме під поставкою мається на увазі: постачання товару або постачання товару з його впровадженням відповідно до технічних вимог (Додаток 3 Тендерної документації), в тому числі відповідно до розділу «5 Вимоги до впровадження системи», включаючи обстеження інфраструктури замовника, розробку та затвердження технічного завдання та технічного проекту, навчання користувачів та адміністраторів?
Якщо мається на увазі постачання з впровадженням, то повідомляємо, що 30 робочих днів - це фізично нереально можливий термін впровадження системи такого об’єму, що підтверджується кінцевою датою, встановленою замовником – 31.05.2022р.
Просимо надати конкретне роз’яснення щодо строку поставки товарів (надання послуг, виконання робіт).

Відповідно до п. 9 Додатку 1 до тендерної документації «З метою доскональної оцінки технічного рішення під час оцінки пропозицій Учасників здійснюється практична перевірка відповідності запропонованого рішення до вищезазначених Технічних вимог».
Питання. Якщо учасник процедури закупівлі має програмний продукт, який відповідає технічним вимогам замовника, але інтерфейс якого наразі реалізовано не українською мовою (а в разі перемоги в тендері, укладанні договору на етапі впровадження буде кастомізований на українську мову), чи буде демонстрація програмного продукту на не українській мові задовольняти замовника на етапі здійснюється практична перевірка відповідності запропонованого рішення до вищезазначених Технічних вимог.

Відповідно до п. 9 Додатку 1 до тендерної документації «З метою доскональної оцінки технічного рішення під час оцінки пропозицій Учасників здійснюється практична перевірка відповідності запропонованого рішення до вищезазначених Технічних вимог».
Повідомляємо, відповідно до Технічних вимог: має бути проведене обстеження інфраструктури замовника, розробка та затвердження технічного завдання та технічного проекту. Отже, кінцевий програмний продукт – унікальний програмний продукт, який має бути адаптований під специфіку Замовника, а отже на етапі демонстрації неможливо «здійснити практичну перевірка відповідності запропонованого рішення до вищезазначених Технічних вимог».
Просимо внести зміни або уточнення в тендерну документацію в цій частині.

Відповідно до п. 9 Додатку 1 до тендерної документації «Оцінка відповідності запропонованого рішення здійснюється у відповідності до таблиці:», в розділі 1 якої зазначено, що «Реалізація всієї прикладної функціональності Системи (включаючи функції реєстрації, підпису, контролю, візування документів, адміністрування, конструктора звітів, архіву, маршрутизації документів) на клієнтських робочих місцях (включаючи мобільні пристрої) повністю та виключно з використанням можливостей web-браузерів.
Просимо надати конкретний перелік web-браузерів та їх версій, мінімально підтримувані версії операційних систем та форм-факторів пристроїв (мобільних пристроїв), які має підтримувати система.

Відповідно до п. 9 Додатку 1 до тендерної документації «Оцінка відповідності запропонованого рішення здійснюється у відповідності до таблиці:», в розділі 15 якої зазначено про «Демонстрацію мобільної версії» шляхом «Надання у складі своєї тендерної пропозиції скріншоти». Питання, чи має демонструватися функціонал системи на мобільних пристроях або достатньо скріншотів?

Оскільки на сьогоднішній день в АТ «Укрзалізниця», в промисловій експлуатації, функціонує багаторівнева система електронного документообігу побудована на базі IBM Lotus Notes та як зазначено на сайті https://gioc.uz.gov.ua/ - «АС СКЕДО - Автоматизована система керування електронним документообігом Укрзалізниці(АС СКЕДО) створено для переходу на безпаперовий обмін документами між Адміністрацією залізничного транспорту, підприємствами залізничного транспорту та залізницями України. Система АС СКЕДО розроблена в середовищі Lotus Domino та функціонує як складова частина документообігу Укрзалізниці. Працює з цифровими підписами акредитованого центру сертифікації ключів та використовує алгоритми підпису згідно ДСТУ 4145-2002, що дає юридичну силу електронним документам» - просимо надати роз’яснення що саме із перелічених процесів діловодства АТ «Укрзалізниця» не автоматизовано?

Просимо надати роз’яснення, що саме не влаштовує Замовника в уже існуючій в промисловій експлуатації системі АС СКЕДО в частині «Забезпечення належного рівня виконавської дисципліни та відповідного поточного контролю за нею, що передбачає можливість моніторингу стану поточних процесів, дій виконавців, документів, формування статистичних звітів»?

В розділі 2.2 Відповідність нормативно-правовій базі не зазначено жодного нормативного документа АТ «Укрзалізниця» в сфері документообігу, в т. ч. електронного, інформаційної безпеки та інших сфер життєдіяльності товариства, що може мати відношення до впровадження та функціонування нової Системи.
Таким чином, вимагаємо надати роз’яснення необхідності врахування та відповідності нормативним документам АТ «Укрзалізниця» при впровадженні та функціонуванні нової Системи та додати до тендерної документації такі документи, оскільки вони впливають на технічне рішення, а відповідно і тендерну пропозицію.

В п. 2.3.22 Технічних вимог зазначено, що «При впроваджені Системи необхідно забезпечити можливості налагодження експорту даних, інформації із наявної системи СКЕДО до нової корпоративної системи електронного документообігу за останні 3 роки, згідно вимог до терміну зберігання електронних документів встановленого законодавством».
Просимо надати протокол взаємодії з наявною системою СКЕДО, а також її повний, ґрунтовний, всебічний опис та структуру бази даних з якою необхідно налагодити можливість експорту даних.

В п. 2.3.7 Технічних вимог зазначено, що «Всі процеси обробки документів повинні виконуватися за налаштованими адміністраторами Системи єдиними регламентами».
Просимо надати роз’яснення чи існують вже такі регламенти в АТ «Укрзалізниця», надати опис цих регламентів і надати інформацію, відповідно до яких нормативних документів створені такі регламенти?

Просимо надати повний і ґрунтовний опис всіх існуючих систем АТ «Укрзалізниця» та систем електронної взаємодії органів державної та виконавчої влади України, з якими має бути інтегрована Система. Також надати існуючі описи технічних протоколів інформаційної взаємодії.

Шановний Замовник, пунктом 2.3. Проекту Договору передбачені Ліцензійні сертифікати які надаються в електронному вигляді та на паперовому носії. В ліцензійному сертифікаті має бути зазначено назву програмного продукту, назву Покупця, строк (або кінцеву дату) дії ліцензії (підтримки виробника) ТА ПРАВА І ОБОВЯЗКИ Покупця і Виробника програмного забезпечення.
Технічними вимогами ТД передбачено що всі програмні компоненти системи повинні поставлятися з відкритим вихідним програмним документованим кодом (Open Source). Якщо програмне забезпечення розробляється або поставляється на умовах ліцензійного використання, ліцензійні умови не повинні мати обмежень у подальшому використанні програмного коду: його вивчення, зміни, доопрацювання, модифікації, створення на його основі нових компонент або модулів для використання у Системі.
Однак жодним чином не роз’яснено які саме права та обов’язки мають бути зазначені, не роз’яснено які саме права на ПО вимагаються надати Замовнику, тим паче жодного посилання проект Договору не містить.
Просимо надати роз’яснення які саме майнові права інтелектуальної власності вимагає Замовник на ПО та внести даний перелік до умов Договору враховуючи діючі норми Цивільного Кодексу України та ЗУ Про авторське право і суміжні права.

В п.2.4.1 зазначено «автоматичну генерацію реєстраційних номерів документів відповідно до вимог Порядку документообігу АТ «Укрзалізниця» в залежності від обраного типу, індексу справи тощо.»
Просимо додати до тендерної документації «Порядок документообігу АТ «Укрзалізниця»».

Просимо надати роз’яснення яким саме чином, Система повинна надавати можливість в мобільному месенджері завізувати або відмовити у візуванні електронного документа, можливість підписати або відмовити у підписанні, можливість настроювання переліку користувачів, або груп користувачів, яким буде надана можливість роботи із поштовими повідомленнями та мобільними додатками?

В п. 2.4.20 Технічних вимог зазначено «автоматизацію процесів, пов’язаних з веденням претензійно-позовної роботи в Товаристві, регламентованих відповідним процесуальним законодавством та локальними нормативними актами Товариства». Просимо додати до тендерної документації локальні нормативні акти Товариства, відповідно до яких необхідно організувати автоматизацію процесів, пов’язаних з веденням претензійно-позовної роботи в Товаристві.

В Розділі 5 Технічних вимог «Вимоги до етапів впровадження системи» жодним чином не описані строки по етапам та відповідальні особи замовника по підрозділах апарату управління, Регіональним філіям та філіям АТ «Укрзалізниця». Просимо додати до тендерної документації конкретну інформацію щодо термінів по етапам робіт та зазначити відповідальних осіб замовника по підрозділах апарату управління, Регіональним філіям та філіям АТ «Укрзалізниця».

Просимо додати до тендерної документації інформацію про те, де саме Виконавець повинен проводити навчання користувачів системи? Яку кількість користувачів Замовник планує залучити до цього навчання? Де територіально будуть знаходитись користувачі? Чи потрібно проводити навчання по попередньо розробленій та погодженій методиці?

В п.3.2. Таблиці Розділу 5 «Вимоги до етапів впровадження системи» зазначено «міграція даних в Систему з існуючої системи електронного документообігу». Просимо надати роз’яснення та конкретизувати яка існуюча система мається на увазі? В існуючій системі електронного документообігу наявна інформація про договори та кадри? Або відповідна інформація міститься в АС Договір та АСУ Кадри, які впроваджені на експлуатуються в АТ «Укрзалізниця»? Просимо надати опис протоколу взаємодії, формати обміну даними з АС Договір та АСУ Кадри, структури їх баз даних для забезпечення міграції даних.